「外国人社員戸惑う!? 日本の会議文化、なぜ決断は持ち帰りが多いのか」

概要

「さぁ、これで全員の意見が出揃いましたね。では、今日はこれで持ち帰りにします！」こんな言葉を日本の会議でよく耳にすることがあります。日本の会議文化は議論を尽くした上で、その場での決断を避け、持ち帰りの処理を重要視する傾向があります。なぜ、日本の会議は結果をすぐに得るのではなく、持ち帰りを多用するのでしょうか？日本特有の文化背景やビジネス習慣に迫り、外国人社員が戸惑う理由を考察します。

日本の会議文化の背景

慎重な合意形成のプロセス

日本のビジネス文化では、全員の合意を得ることが重んじられます。会議で一つの決定を下す際、すべての関係者が「腑に落ちる」ことが大切です。そのため、すばやい決断よりも、持ち帰ってじっくりと考え、各チームメンバーとすり合わせを行うプロセスを大切にします。これは、半ばすでに合意されている内容を確認するための会議であり、即時の決定には向いていません。慎重に合意形成を目指す姿勢が、持ち帰りの要因の一つです。

顔を立てる文化と責任の明確化

日本では、目上の人や同僚の顔を立てることが大事にされるため、その場での異論や対立は極力避けられることがあります。場の調和を重視する結果、議論が煮詰まってもその場では結論を出さず、後日再検討されることも多いのです。また、決定を持ち帰ることによって、他の利害関係者にもしっかりと内容を確認し、責任を分散することができ、問題発生を未然に防ぐことを狙っています。

外国人社員が戸惑う理由

「スピード感」に対するギャップ

欧米などでは、会議の場ですぐに決定を下し、次のステップへ進むスピード感が求められることが通常です。このため、外国人社員は、議論が白熱しても結論を出さない日本の会議スタイルに戸惑うことが多いのです。ときには、「ここまで話し合ってきたのに、どうして持ち帰るの？」といった疑問すら湧くかもしれません。

コミュニケーションスタイルの違い

「行間を読む」文化が根付く日本と異なり、欧米文化では明確なコミュニケーションが重視されます。そのため、曖昧な表現や、直接的でないフィードバックが多くなる持ち帰り文化に驚くかもしれません。言葉にせずとも理解されることを期待する文化の違いは、日本企業では一般的ですが、外国人社員にはまどろっこしく感じられることも。

持ち帰りのメリットとは？

とはいえ、持ち帰りにはメリットもあります。冷静に考察する時間を設けることで、より慎重で的確な決断を下すことが可能です。さらに、全体としてのコンセンサスを得られるため、チーム全体の協調性や士気の向上につながることも期待できます。

まとめ

日本の会議文化の持ち帰りは、深く根付いた合意形成と責任分担のプロセスから生まれたものです。外国人社員にとって驚きや戸惑いを引き起こすこともありますが、その背景を理解することで、より円滑なコミュニケーションとビジネス活動が可能になるでしょう。異なる文化を尊重し合う中で、新しい会議の在り方を模索することも、グローバル化する現代のビジネスへの適応へ大切なステップとなるでしょう。